Hansel tuki onnistunutta ICT-hankintaa

Valtiovarainministeriöllä on käynnissä mittava valtionavustustoiminnan kehittämis- ja digitalisointihanke. Kun hanke on iso, on apukin tarpeen. Valtiovarainministeriö luotti hankkeessa toteutettavien tietojärjestelmäpalveluiden kehitys- ja ylläpitotehtävien kilpailutuksessa Hanselin tukeen.

Valtionavustustoiminnan kehittäminen ja digitalisointi -hankkeen tavoitteena on lisätä toiminnan vaikuttavuutta, tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaisuutta. Näin valtionavustusten hakeminen ja myöntäminen on tulevaisuudessa entistä sujuvampaa ja läpinäkyvämpää. Hankkeessa kehitetään vaiheittain yhteinen toimintamalli ja sitä tukevat tietojärjestelmäpalvelut koko valtionhallinnolle ja valtionavustusten hakijoille.

”Pitkän selvitystyön päätteeksi oli selvää, että tarpeisiimme sopivaa valmista tietojärjestelmää ei ole saatavilla. Totesimme tarvitsevamme kehittäjätiimin, joka toteuttaa meille ketterin menetelmin uudistettavan valtionavustustoiminnan vaatimuksia vastaavan järjestelmän”, kertoo hankejohtaja Tuula Lybeck.

Ketterän ohjelmistokehitystyön hankkiminen ei ole kuitenkaan mikään pikku juttu. Valtiovarainministeriö (VM) kääntyi asiantuntijapalveluiden kilpailutuksessa Hanselin puoleen, ja konsultti Pekka Alahuhta tarjosi valtiovarainministeriölle IT-konsultoinnin dynaamista hankintajärjestelmää eli tuttavallisemmin DPS:ää.

”DPS sopi erinomaisesti tarpeeseemme, niin aikataulullisesti kuin ketteryydeltäänkin. Kyselimme vähän referenssejä DPS:ää aiemmin käyttäneiltä, ja saimme kuulla hyviä kokemuksia”, projektipäällikkö Merja Irjala kertoo.

Asiantuntija-apu vapauttaa omat resurssit ydintoimintaan

Iso hanke teettää paljon työtä. Vaikka VM:n omasta tiimistäkin löytyy hankintaosaamista, haluttiin omat resurssit keskittää ennen kaikkea hankkeen ydintoimintaan. VM:n hallinnonalan muissa isoissa hankkeissa oli jo aiemmin hyödynnetty Hanselin asiantuntijaresursseja, joten katse kääntyi luontevasti samaan suuntaan myös nyt. DPS:n sisäiseen kilpailutukseen, eli niin sanottuun minikilpailutukseen, VM päätti ostaa MinikisaPlus-palvelun, jonka myötä käyttöön saatiin Hanselilta ihan oma tiimi. Hanselin konsultti Pekka Alahuhta ja lakimies Petra Huhtala tulivat tiiviissä yhteistyössä tutuiksi, ja saavat VM:n porukalta paljon kiitosta.

”Koimme, että on viisasta hyödyntää asiantuntijoita, jotka päivittäin työskentelevät näiden asioiden parissa. Asiakkaan oma vastuu on toki suuri, ja pitää itse tietää, mitä haluaa hankkia. Petra ja Pekka olivat kuitenkin tukena hankinnan jokaisessa vaiheessa ja antoivat arvokkaita näkemyksiään”, järjestelmäasiantuntija Joose Niemi kiittelee.

DPS:n asiakkaat saavat käyttöönsä ison määrän malliasiakirjoja. Ne eivät kuitenkaan välttämättä sellaisenaan vastaa jokaisen asiakkaan kaikkiin tarpeisiin, vaan asiakkaan täytyy soveltaa niitä oman toimintansa ja käytännön tilanteiden näkökulmasta. Etenkin ketterän ohjelmistokehityksen sopimustekstit teettivät VM:n tiimillä paljon töitä.

”Ketterä sopimusmalli edellyttää myös perinteisiä sopimusteknisiä ehtoja. Näitä emme voineet suoraan hyödyntää mallipohjista, jotka on enimmäkseen kirjoitettu valmiin tuotteen hankkimisen näkökulmasta. Käytimme paljon aikaa sekä osaamisen että sopimuksen sisällön määrittelyyn ja saimme myös arvokasta apua Valtiokonttorin asiantuntijoilta. Huolellinen valmistautuminen helpotti työtä myöhemmässä vaiheessa ja vähensi riskejä”, Joose Niemi mainitsee.

Huolellinen valmistelu kannattaa

Tietojärjestelmäpalveluiden toimittajat olivat alusta alkaen erittäin kiinnostuneita hankinnasta. Infotilaisuuteen osallistuneiden toimittajien määrä jopa yllätti.

”Ajatus toimittajainfon järjestämisestä tuli Hanselilta. Se oli hyvä välietappi ja toi erinomaisia ideoita prosessiin. Mieleenpainuvana yksityiskohtana voi todeta sen, että info osui samalle päivälle, kun lähes koko Suomi siirtyi etätöihin koronan vuoksi. Siirsimme infon pikaisella aikataululla verkkoon”, Merja Irjala kertoo.

Muita muutoksia korona-aika ei projektiin tuonut, sillä DPS:ssä koko kilpailutusprosessi viedään läpi täysin digitaalisesti. Tarjouksia saatiin yhteensä 11. Huolellinen valmistautuminen näkyi, sillä pääsääntöisesti tarjoukset olivat laadukkaita ja vastasivat asiakkaan tarpeeseen. Aikataulussakin pysyttiin, ja nyt työ etenee valitun toimittajan kanssa sopimuksen mukaisesti. Yhteistyö Hanselin kanssa kerää VM:ltä kehuja.

”DPS:ssä pohjatyö oli tehty hyvin, ja MinikisaPlussasta saimme tarvitsemamme hankintaosaamisen ja oikeudellisen tuen. Palvelu ei päättynyt siihen, että saimme hankintamme maaliin, vaan meitä autettiin senkin jälkeen. Tuli tunne, että Hanselissa on aito halu auttaa asiakasta”, Joose Niemi iloitsee.

Onnistunut projekti syntyy monista eri osa-alueista, mutta muutama asia nousee ylitse muiden.

”Suunnittelun, valmistelun ja pohjatyön merkitystä ei voi korostaa liikaa. Täytyy tuntea oma sopimuksensa edestakaisin, jotta voi sen kanssa elää ja parhaiten hyödyntää. On oltava myös työkalut siihen, jos kaikki ei menekään ihan niin kuin etukäteen ajatteli”, Tuula Lybeck vinkkaa.

Katso lisätietoa hankkeesta valtiovarainministeriön sivuilta.