Napakka strategia ohjaa Helsingin hankintoja

Helsingin kaupungilla oli tarve uudistaa hankintastrategiansa, sillä organisaatio oli laitettu uuteen asentoon vuonna 2017. Asian kanssa ei kuitenkaan haluttu kiirehtiä, vaan työ päätettiin käynnistää rinnakkain kansallisen hankintastrategian valmistelun kanssa. Näin pääkaupunki pääsee ensimmäisten joukossa näyttämään suuntaa Hankinta-Suomi-toimenpideohjelmassa asetettujen, koko maan yhteisten päämäärien tavoittelussa.

”Oli luontevaa sitoa hankintastrategiamme paitsi kaupungin ylätason strategioihin, myös kansalliseen hankintastrategiaan. Pääteemat olisivat joka tapauksessa olleet pitkälti samoja, vaikka toimenpiteisiin lisäsimme toki omat mausteemme neljän toimialamme näkökulmasta”, kertoo molempien strategioiden valmisteluun osallistunut hankintajohtaja Jorma Lamminmäki.

Etätyöpajat sujuivat tehokkaasti

Kaupungin hankintastrategian päätavoite on selkeyttää hankintojen tekemistä. Se myös kuvaa ulospäin sitä, mitä painotetaan. Helsinki tiivisti tavoitteensa kolmen pääteeman alle:

• toimivat markkinat ja innovaatioiden edistäminen
• vaikuttavuus ja vastuullisuus
• hankintojen johtaminen ja hankintataidot

Strategiatyöhön osallistui muutama kymmenen henkeä eri puolilta kaupunkiorganisaatiota. Työtä tukemaan mukaan otettiin myös Hanselin hankintatoimen kehittäjät Liisa Lehtomäki, Kalle Pinni ja Tuula Risikko.

”Työpajat oli tarkoitus järjestää perinteiseen tapaan, mutta projektimme osui yksiin koronavirusepidemian alkamisen kanssa, joten suunnitelmaa piti muuttaa. Olen erittäin tyytyväinen tapaan, jolla Hanselin asiantuntijat fasilitoivat yhteistyötä etänä. He saivat osallistujat hyvin mukaan”, Jorma Lamminmäki muistelee.

Hän kiittää hanselilaisia myös uusista ajatuksista ja hyvistä vinkeistä, joita he prosessin aikana nostivat esiin, sekä runsaasta avusta sisällöntuotannossa. Joulukuussa 2020 julkaistu hankintastrategia on tärkeä selkänoja ja työkalu koko Helsingin hankintoja kaupunginkansliasta käsin ohjaavalle tiimille.

Toimivat hankinnat tukemaan onnistunutta palvelutuotantoa

Nyt edessä on hankintastrategian tunnetuksi tekeminen läpi organisaation ja siihen liittyvän toimenpidesuunnitelman täydentäminen. Jorma Lamminmäki kertoo, että tässä tukeudutaan pitkälti olemassa olevaan toimintamalliin, jonka ytimen muodostaa laaja-alainen hankintojen ohjausryhmä. Jalkauttamisessa auttaa se, että Helsingin hankintastrategia on tiivis ja kompakti paketti, jota on helppo lähestyä. Siihen on koottu selkeät pääteemat, mittarit ja toimenpiteet.

”Vastuullisuudesta, kestävyydestä ja innovatiivisuudesta on puhuttu julkisten hankintojen yhteydessä paljon. Erityisen iloinen olen siitä, että onnistuimme tiivistämään näihin liittyvät tavoitteet hyväksi paketiksi, jonka kanssa päästään sujuvasti eteenpäin kohti toteutusta”, Jorma Lamminmäki summaa.

Konkretiaksi strategia muuttuu lähivuosina johdonmukaisen ohjaamisen ja vahvan hankintaosaamisen kautta.